Кадровый учет на предприятии
Кадровый учет часто воспринимают как формальность. На деле — это система управления персоналом, от которой зависит бесперебойность смен и юридическая безопасность компании. Ошибки приводят не только к штрафам, но и к простоям: без правильно оформленного табеля сотрудники не допускаются к работе, а без своевременного уведомления о приеме/увольнении возникают конфликты с контролирующими органами. Такие ситуации особенно критичны для предприятий с посменным графиком и высокой текучестью кадров. Один неоформленный сотрудник — минус целая смена, а значит, риск невыполненного плана и потери заказчика.
Что включает в себя кадровый учет?
Основа — пять документов: трудовые договоры, штатное расписание, табель учета рабочего времени, приказы о приеме/увольнении и личные карточки сотрудников. Важно не просто вести эти документы, а выстроить систему контроля за сроками, актуальностью и соответствием требованиям ТК РФ. Это то, на чём часто ошибаются руководители, особенно когда оформление происходит вручную или без автоматизации.
Цена ошибки: какие нарушения больнее всего бьют по бизнесу
Ошибки в кадровом учёте случаются не потому, что в компании не знают закон, а потому что процессы не автоматизированы и не закреплены за ответственными. Тем не менее, суммы штрафов достигают сотен тысяч рублей, а то и миллионов. Самые частые и дорогостоящие нарушения:
- Просрочка уведомления военкомата о приеме/увольнении военнообязанных — штраф до 50 000 руб для должностных лиц (ст. 21.4 КоАП РФ) и от 350 000 до 400 000 руб для юрлиц (21.5 КоАП РФ).
- Ошибки в расчетах с сотрудниками — задержка зарплаты или неполная выплата штрафуется от 10 000 до 20 000 руб для должностных лиц, от 1000 до 5000 руб для ИП, от 30 000 до 50 000 руб для организаций. За повторное нарушение штрафы выше: для должностных лиц — от 20 000 до 30 000 руб., для организаций — от 50 000 до 100 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Отсутствие обязательных документов — штраф за отсутствие табеля учета рабочего времени или нарушение ведения трудовых книжек — до 70 000 руб. При множественных нарушениях итоговая сумма легко достигает 500 000–1 000 000 руб., особенно если проверка выявит системные проблемы. Для крупных компаний это может означать не просто разовый штраф, а системные потери: приостановку смен, пересчёт фондов оплаты труда и репутационные риски перед заказчиками.
- Неправильное увольнение — нарушение процедуры (например, невыдача необходимых документов или выплат в последний рабочий день), неверная формулировка причины увольнения или отсутствие веской причины. Последствия: работник может быть восстановлен на работе по решению суда. Компания будет обязана выплатить ему заработок за время вынужденного прогула. Возможны крупные штрафы в зависимости от позиции сотрудника и тяжести нарушений. Подобные ошибки чаще происходят, когда компания управляет персоналом из нескольких локаций и нет централизованной кадровой системы. В таких случаях выгоднее передать кадровое сопровождение на аутсорсинг, чтобы снять с себя риски и ручную работу.
Чек-лист: как пошагово выстроить кадровый учёт с нуля, без срывов и штрафов
Чтобы минимизировать риски и убрать человеческий фактор, важно превратить кадровый учёт в прозрачный, автоматизированный процесс. Вот базовый алгоритм, который поможет выстроить систему контроля:
Шаг 1. Назначьте ответственных и создайте регламенты.
Пропишите в приказе, кто отвечает за кадровый учет. Основной ответственный — руководитель кадровой службы, дублирующий — главный бухгалтер или замдиректора. Разработайте четкие регламенты по всем процессам: прием/увольнение, воинский учет, отпуска. Укажите точные сроки и документы для каждого этапа.
Шаг 2. Внедрите еженедельный контроль.
Раз в неделю проверяйте:
- Табель учета рабочего времени — все ли дни заполнены, нет ли расхождений с графиком
- Кадровые документы — вовремя ли оформлены приказы, не истекли ли испытательные сроки
- Воинский учет — все ли уведомления отправлены в срок
Шаг 3. Автоматизируйте процессы.
Внедрите HR-систему, которая:
- Сама формирует приказы и напоминает о важных сроках
- Следит за уведомлениями в военкомат
- Интегрируется с бухгалтерией
Настройте календарь с напоминаниями об испытательных сроках, медосмотрах и отчетности.
Шаг 4. Проводите внутренний аудит раз в квартал.
Каждые 3 месяца проверяйте:
- Документы новых сотрудников — все ли подписи стоят, правильно ли заполнены карточки
- Воинский учет — актуальны ли списки, все ли уведомления отправлены вовремя
- Графики работы — соответствуют ли они штатному расписанию
Шаг 5. Обучайте сотрудников.
Регулярно проводите для кадровиков:
- Семинары по изменениям в законах — каждый квартал
- Тренинги по сложным случаям — с разбором реальных судебных дел
- Обучение работе с проверяющими — как общаться с ГИТ и военкоматами, что делать во время проверок
Шаг 6. Создайте систему безопасности.
- Дублируйте важные документы в электронном архиве
- Ведите журнал контроля со всеми сроками и отчетами
- Настройте напоминания о всех важных датах
Профессиональный кадровый учёт — ваша юридическая броня
Грамотный кадровый учет защищает не только от штрафов, но и от срывов рабочих смен, когда неправильно оформленных сотрудников просто не допускают до работы.
Мы ежедневно видим, как формальные недочёты в кадровом учёте приводят к сорванным сменам и финансовым потерям. Поэтому в Ruqi выстроена система, которая закрывает эти риски полностью.
Если вы хотите полностью исключить риски, передайте кадровые задачи нам. Мы предоставляем опытный линейный персонал для складов, производств и ритейла, работая по всей России.
Наши преимущества:
- Закрываем массовые заявки от 5 человек
- База из 16 000 проверенных сотрудников
- Собственная IT-платформа для управления персоналом
- Работаем строго в рамках ТК РФ
- Прозрачная цена — вы платите только за выполненную работу
Свяжитесь с нами, чтобы ваш бизнес работал без срывов и штрафов.
