Почему важно пересматривать численность персонала
Штат сотрудников на складе — это один из главных факторов, влияющих на ритмичность, точность и производительность логистики. От правильного распределения сил зависят сроки сборки заказов, уровень ошибок в документах, скорость отгрузок и общий объем затрат.
Часто склады сталкиваются с двумя крайностями. В первом случае сотрудников слишком много: часть простаивает, процессы дублируются, затраты на фонд оплаты труда не оправдывают себя. Во втором — людей не хватает: заказы задерживаются, растет процент ошибок, персонал выгорает, а текучесть становится нормой.
Бизнес всё чаще приходит к необходимости регулярно пересматривать численность. Это не про сокращения ради экономии, а про выстраивание устойчивой, гибкой модели, где ресурсы используются эффективно и точно.
Что влияет на оптимальное количество сотрудников
Нет универсальной цифры, которая бы подходила всем складам. Численность зависит от нескольких ключевых факторов:
Размер и тип склада. Площадь, количество зон хранения, температурный режим (холодильные или морозильные камеры), этажность — всё это напрямую влияет на то, сколько сотрудников потребуется.
Объем и структура товаропотока. Склад, который работает с мелкоштучной номенклатурой, требует большего внимания на отбор, упаковку и проверку, чем склад паллетного хранения.
Уровень автоматизации. Используются ли ТСД? Есть ли WMS-система? Какая доля операций выполняется вручную? Автоматизация снижает потребность в персонале, но требует других компетенций.
Сезонность и колебания спроса. Резкие пики — например, в ритейле перед праздниками или в агросекторе в сезон сбора урожая — требуют временного увеличения штата.
График и сменность. Работа в одну смену или круглосуточно, выходные, вахтовый метод — всё это влияет на потребность в численности и структуре команды.
Как анализировать текущую численность
Оптимизация начинается с анализа. Важно понять не просто «хватает ли людей», а насколько текущая численность соответствует нагрузке.
Оценка загруженности. Сколько заказов обрабатывается за смену? Сколько паллет проходит через зону приёмки? Сколько ошибок на 100 единиц продукции? Эти цифры дадут объективную картину.
Хронометраж и наблюдение. Метод хронометража позволяет выявить, где возникают провалы или, наоборот, «узкие горлышки». Часто даже визуальное наблюдение за процессами даёт ценную информацию.
Сравнение с отраслевыми практиками. Есть определённые нормы производительности на типовые операции. Их можно использовать как ориентир — но с учётом специфики вашего склада. И помните: нужно добавить до 20% от общего времени выполнения работ. Это делается на случай форс-мажоров: больничный, отпуск, отгул, пропуски смен.
Аналитика из WMS или BI-систем. Современные инструменты позволяют видеть нагрузку в реальном времени, отслеживать производительность по каждому сотруднику или участку.
Как понять, что численность не соответствует задаче
Существует ряд признаков, по которым можно судить, что штат либо избыточен, либо не справляется:
- Регулярные простои в зонах, где нет нагрузки
- Перегрузка отдельных участков и ожидание между операциями
- Рост брака и ошибок в документации
- Увеличение текучести — как следствие выгорания
- Низкая эффективность при высоких затратах
Если хотя бы два из этих признаков наблюдаются стабильно — стоит пересмотреть модель распределения персонала.
Как можно оптимизировать численность персонала
Оптимизация численности — это не сокращение ради экономии, а пересмотр структуры, процессов и подходов, позволяющий сделать работу склада управляемой и устойчивой. Вот практические шаги, которые дают реальный эффект:
1. Перераспределение задач и устранение дублирования
На складах часто встречаются ситуации, когда одну и ту же операцию выполняют несколько сотрудников с пересечением функций. Например, и кладовщик, и оператор вручную проверяют одни и те же данные.
Что можно сделать:
— Разграничить зоны ответственности, убрать дублирующие операции
— Объединить функции: один сотрудник может выполнять роль и комплектовщика, и упаковщика при незначительном объеме
— Назначить ответственных за конкретные участки, исключив «перетягивание» задач
2. Введение сменности и корректировка графиков
Если склад работает в одну смену, но загрузка неравномерна, есть смысл перераспределить людей по времени или перейти к 2-сменному режиму. Это позволяет избежать перегрузок в пиковые часы и простоев в остальное время.
Пример: В компании, занимающейся FMCG-дистрибуцией, после ввода дополнительной вечерней смены скорость сборки заказов выросла на 40%, при этом общая численность персонала осталась прежней — просто их стали использовать эффективнее.
3. Использование универсальных сотрудников
Сотрудники, способные переключаться между функциями в зависимости от загрузки, позволяют избежать лишнего найма. Например, в периоды пикового входящего потока часть комплектовщиков может быть задействована на приёмке.
Что важно:
— Обучить персонал работе на разных участках
— Внедрить «сквозные» инструкции и ротацию
— Закрепить универсальность в графике смен
4. Повышение производительности через обучение и мотивацию
Иногда численность кажется недостаточной не из-за её объективного уровня, а из-за низкой эффективности сотрудников.
Что помогает:
— Ввод производственных показателей (нормы выработки)
— Программы обучения по оптимизации действий (сборка без возвратов, быстрая работа с ТСД)
— Мотивация за выполнение/перевыполнение задач: не штрафы, а поощрения
5. Внедрение простых технологий и автоматизация рутинных операций
Не обязательно сразу внедрять дорогое WMS-решение — даже простые инструменты могут значительно снизить потребность в ручном труде.
Примеры:
— Использование ТСД вместо бумажных накладных (ускорение приёмки и отгрузки)
— Весы с передачей данных напрямую в систему
— Фотофиксация отгрузок с автоматической привязкой к заказу
Аутсорсинг как инструмент гибкой оптимизации
Когда нет времени на перестройку процессов или ситуация требует оперативного решения (сезонный всплеск, запуск новой зоны, замена заболевших сотрудников), аутсорсинг даёт нужную гибкость.
Преимущества:
— Подбор персонала от 1 до 7 дней, включая выход на объект
— Закрытие задач «под ключ»: оформление, контроль, замены, выплаты — всё на стороне подрядчика
— Работа без налоговых рисков: сотрудники оформлены официально, задолженностей перед ФНС нет
— Возможность масштабирования под любые изменения объема
Аутсорсинг особенно эффективен, когда речь идёт о складских задачах с предсказуемым циклом (приёмка, комплектовка, отгрузка), которые требуют четкости и быстрого включения в работу.
Когда особенно выгоден аутсорсинг:
— В пиковые периоды (например, распродажи, подготовка к праздникам)
— При открытии нового склада или переезде
— При необходимости проверить новую модель распределения задач
— При высоком уровне текучести
Важно понимать: аутсорсинг — это не просто «аренда людей». Это возможность получить готовую команду, управляемую по чётким метрикам, с поддержкой и контролем со стороны опытного подрядчика.
Ошибки, которых стоит избегать
1. Сокращение без анализа. Урезать численность «вслепую» — значит рисковать процессами. Оптимизация должна быть обоснованной.
2. Игнорирование мнения сотрудников. Работники на местах часто первыми замечают, где можно улучшить или ускорить. Их вовлечение — ценный источник идей.
3. Отсутствие адаптации. Новая структура требует пересмотра инструкций, обучения и сопровождения. Без этого перераспределение рискует обернуться хаосом.
4. Перегрузка оставшихся. Часто после сокращения нагрузка перераспределяется неравномерно, что приводит к выгоранию и росту ошибок.
Заключение
Оптимизация численности — это не сокращение ради экономии, а выстраивание сбалансированной и управляемой модели. Речь идёт о том, чтобы каждый сотрудник был на своём месте, не простаивал и не работал на износ.
И если внутренними ресурсами такую гибкость обеспечить сложно, аутсорсинг становится эффективным и безопасным решением.
Хотите пересмотреть численность склада и выстроить устойчивую модель работы? Обратитесь в Ruqi — мы подберём команду под ваш объём, выведем людей уже на следующий день и возьмём на себя кадровые, налоговые и организационные вопросы. Оптимизация — это про эффективность, а не про сокращения.
